Làm thế nào để ghi chép nội dung phỏng vấn tốt nhất

Ghi chép trong một cuộc phỏng vấn có thể phục vụ nhiều mục đích khác nhau, nhưng không phải lúc nào cũng dễ dàng thực hiện được. Bạn muốn thể hiện sự chú ý và tích cực tham gia vào cuộc trò chuyện, nhưng bạn cũng muốn ghi lại những chi tiết quan trọng cần nhớ để sử dụng sau này.

Do đó, học cách ghi chép bài phỏng vấn tốt là điều cần thiết nếu bạn muốn rời khỏi cuộc phỏng vấn với những thông tin có giá trị và cảm giác năng suất cao hơn.

Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp một số mẹo hay nhất để ghi chú phỏng vấn tốt, cũng như một số cách giúp ghi chú toàn bộ cuộc phỏng vấn dễ dàng và hiệu quả hơn.

 

Tại sao bạn nên ghi chú phỏng vấn

Nhiều người quay đi quay lại câu hỏi ghi chép trong một cuộc phỏng vấn. Ghi chép trong một cuộc phỏng vấn có thiếu chuyên nghiệp không? Hầu hết các chuyên gia đồng ý rằng câu trả lời là không. Trên thực tế, ghi chép trong cuộc phỏng vấn có nhiều lợi ích khác nhau:

  • Ghi chép cho thấy sự chú ý cao hơn
  • Nó cung cấp cho bạn một bản ghi về cuộc phỏng vấn
  • Viết ghi chú giúp bạn ghi nhớ những chi tiết quan trọng
  • Trong một cuộc phỏng vấn xin việc, ghi chú khiến bạn trông giống như một ứng viên nghiêm túc hơn
  • Trong một cuộc phỏng vấn nghiên cứu, ghi chú đảm bảo rằng bạn ghi lại thông tin phù hợp

Thay vì chỉ nghe thông tin mà người khác cung cấp, bạn đang tích cực nhập hoặc viết ra những gì bạn nghe được để đảm bảo rằng bạn không trích dẫn sai hoặc ghi nhớ sai điều gì đó. Ngoài ra, bạn có thể ghi lại ghi chú hoặc tạo ghi chú tự động để chia sẻ với tất cả những người tham gia.

Ngoài ra, các cuộc phỏng vấn chính thức và không chính thức đều cần trao đổi thông tin quan trọng. Cho dù bạn đang thực hiện cuộc phỏng vấn hay bạn là “người được phỏng vấn”, thì việc ghi lại sự kiện là rất quan trọng để tham khảo trong tương lai. Bạn có thể nhớ lại các chủ đề hoặc câu trích dẫn quan trọng sau này, trong trường hợp đó, bạn sẽ cần ghi chú và ghi chép cẩn thận về cuộc trò chuyện đã diễn ra.

Cho dù bạn đang thực hiện cuộc phỏng vấn hay bạn là “người được phỏng vấn”, thì việc ghi lại sự kiện là rất quan trọng để tham khảo trong tương lai.

Làm thế nào để ghi chú trong một cuộc phỏng vấn

Ghi chú trong cuộc phỏng vấn có thể mang lại lợi ích như thế nào cho bạn trong các tình huống và hoàn cảnh khác nhau. Hãy xem lại một số mẹo để ghi chú phỏng vấn tốt và hiệu quả.

Trích dẫn nội dung phỏng vấn

Nhiều người lầm tưởng rằng việc ghi chép yêu cầu bạn phải nhập hoặc viết ra tất cả những gì được nói trong cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, các cuộc phỏng vấn không phải là tòa án của luật pháp. Bạn không cần phải là một nhà viết chữ viết nguyên văn từng từ trong cuộc trò chuyện.

Thay vào đó, bạn chỉ cần kết hợp các chiến thuật viết hiệu quả với việc ghi chú và nghe chính xác. Chắc chắn, bạn không bao giờ muốn trích dẫn sai một người nào đó trong một cuộc phỏng vấn, nhưng trừ khi bạn có kế hoạch sử dụng phần mềm phiên âm trực tiếp (thêm về điều đó bên dưới), bạn sẽ cần phải diễn giải lại các trích dẫn của người khác (hoặc những người khác) trong cuộc phỏng vấn. Bằng cách này, bạn có thể nhanh chóng gỡ bỏ thông tin quan trọng nhất mà không làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn và chất lượng của các ghi chú phỏng vấn của bạn.

Diễn giải đặc biệt quan trọng để tiết kiệm thời gian trong khi ghi chép. Mọi người thường nói nhanh hơn nhiều so với bạn có thể viết hoặc đánh máy, vì vậy, việc ghi chú của bạn ngắn gọn và “đi vào trọng tâm” có thể đảm bảo rằng bạn có thể ghi lại các trích dẫn một cách chính xác nhất có thể.

Nếu không, bạn có thể thấy mình đang cố gắng bắt kịp trong toàn bộ cuộc phỏng vấn, điều này sẽ làm giảm chất lượng ghi chú của bạn rất nhiều.

Đặt câu hỏi để điền vào chỗ trống

Đặt câu hỏi trong cuộc phỏng vấn là một trong những cách duy nhất mà bạn có thể nhận được thông tin thích hợp nhất mà bạn cần.

Cho dù ai đó trong cuộc phỏng vấn đã đưa ra nội dung mơ hồ và bạn muốn làm rõ hoặc bạn cần đi sâu hơn vào một chủ đề cụ thể, thì việc đặt câu hỏi có thể đảm bảo rằng bạn khai thác tối đa các ghi chú phỏng vấn của mình.

Ngoài ra, đặt câu hỏi vốn dĩ thể hiện sự quan tâm của bạn đối với người kia (hoặc mọi người), cũng như sự tôn trọng của bạn đối với quá trình phỏng vấn. Nếu bạn chỉ đơn giản nói về bản thân hoặc dựa vào người khác để hướng dẫn cuộc trò chuyện, bạn sẽ thất bại trong việc tương tác với họ từ người này sang người khác.

Điều này có thể được hiểu là sự thiếu quan tâm đến chủ đề, người khác hoặc toàn bộ cuộc phỏng vấn. Vì vậy, ghi chép bài phỏng vấn và đặt câu hỏi liên tục để thể hiện rằng bạn đang tham gia vào cuộc trò chuyện và muốn học hỏi nhiều nhất có thể.

Tập trung vào các chi tiết quan trọng

Giống như diễn giải các trích dẫn, tập trung vào các chi tiết quan trọng nhất sẽ tạo ra các ghi chú phỏng vấn tốt. Hầu hết các cuộc phỏng vấn có các chủ đề hội thoại hoặc lạc đề có thể không liên quan đến mục tiêu lớn hơn của cuộc phỏng vấn (xin việc, thực hiện một dự án nghiên cứu, v.v.).

Vì vậy, nếu bạn cố gắng ghi chú lại tất cả mọi thứ, bạn sẽ nhận được nhiều thông tin hơn những gì bạn thực sự cần. Khi xem lại các ghi chú phỏng vấn của mình, bạn sẽ thấy rằng có nhiều thông tin có thể là một trở ngại hơn là một sự trợ giúp.

Nếu bạn chọn ghi chú tự động hoặc ghi lại cuộc trò chuyện, bạn có thể tập trung vào các chi tiết quan trọng bằng cách đánh dấu các trích dẫn cụ thể hoặc xóa dấu thời gian.

Đây là một cách nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều để thu thập một lượng lớn thông tin đồng thời nhấn mạnh hơn vào các trích dẫn và sự kiện quan trọng nhất. Các ứng dụng ghi chú có thể cung cấp một cách tuyệt vời để giúp bạn tiết kiệm thời gian và sức lực trong bất kỳ cuộc phỏng vấn nào.

Yêu cầu người nói tự lặp lại

Trong nhiều tình huống phỏng vấn, có thể xảy ra sự mất cân bằng quyền lực khiến bạn cảm thấy khó xử hoặc không thoải mái khi yêu cầu ai đó lặp lại chính mình. Ví dụ, nếu bạn đang phỏng vấn xin việc, bạn có thể không muốn có vẻ như bạn đã không lắng nghe hoặc không chú ý.

 

Tuy nhiên, trong hầu hết các tình huống, mọi người vui vẻ lặp lại điều cuối cùng họ đã nói để bạn có thể ghi lại chính xác. Tất cả những gì bạn phải làm là hỏi và đảm bảo rằng bạn sẽ làm đúng trong lần thứ hai.

Như đã đề cập trước đây, hầu hết các cuộc phỏng vấn ngày nay đều diễn ra qua Internet. Các công cụ hội nghị truyền hình như Zoom và Google Meet giúp việc thực hiện các cuộc phỏng vấn với mọi người trên khắp thế giới trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Tuy nhiên, kết nối yếu hoặc không ổn định ở một trong hai đầu cuộc trò chuyện có thể làm tăng tần suất âm thanh bị trễ hoặc thậm chí bị ngắt giữa câu. Do đó, yêu cầu ai đó lặp lại chính mình qua cuộc gọi điện video không phải là thiếu chuyên nghiệp.

Ngược lại, nó thường xuyên cần thiết trong quá trình giao tiếp từ xa, đặc biệt nếu bạn đang cố gắng ghi chép các cuộc phỏng vấn một cách siêng năng và đảm bảo rằng bạn đang tiếp thu thông tin chính xác.

Vì vậy, ngay cả khi bạn đang ở trong tình huống muốn tạo ấn tượng tốt nhất có thể, đừng ngại yêu cầu ai đó lặp lại chính họ, đặc biệt khi nó liên quan đến những chi tiết rất quan trọng.

Ưu tiên nghe hơn viết hoặc đánh máy

Ghi chép các bài phỏng vấn tốt theo cách thủ công đòi hỏi bạn phải tập trung vào hành động viết hoặc đánh máy. Đương nhiên, điều này có nghĩa là bạn sẽ không thể tập trung 100% vào việc lắng nghe những gì đang được nói. Thật không may, điều này có thể dẫn đến hiểu lầm, nhầm lẫn và ghi chú phỏng vấn không hiệu quả.

Mặc dù có nhiều cách giải quyết vấn đề cần phải ghi chú theo cách thủ công, nhưng bạn nên luôn ưu tiên việc lắng nghe hơn là ghi chú. Điều này không có nghĩa là ghi chú là không quan trọng hoặc cần thiết.

Ghi chép cuộc phỏng vấn là cực kỳ quan trọng nhưng bạn không thể hy vọng ghi chép tốt cuộc phỏng vấn nếu bạn không lắng nghe cuộc trò chuyện đang diễn ra.

Giống như đặt câu hỏi, thể hiện rằng bạn đang lắng nghe là một cách tốt để duy trì một cuộc trò chuyện dân sự và hiệu quả trong suốt cuộc phỏng vấn. Nếu bạn vùi đầu vào ghi chú suốt thời gian đó, người khác (hoặc những người khác) có thể cảm thấy như họ đang nói chuyện với chính họ hoặc bị phớt lờ.

Vì vậy, ghi chép tốt các cuộc phỏng vấn cũng có nghĩa là rèn luyện thói quen phỏng vấn tốt, đặc biệt là tích cực lắng nghe và tham gia vào cuộc trò chuyện.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ V-IONE

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc ghi chép các cuộc phỏng vấn theo cách thủ công, V-IONE cung cấp giải pháp hoàn hảo. Cho dù bạn đang tham gia phỏng vấn ảo hay phỏng vấn trực tiếp, bạn đều có thể tận dụng công cụ phiên âm trực tiếp của V-IONE.

Được nghiên cứu và phát triển từ công nghệ voice-to-text hiện đại, ứng dụng công nghệ lõi tự động nhận dạng giọng nói ASR (Automatic Speech Recognition) 2 năm liên tiếp đứng đầu Cuộc thi trí tuệ nhân tạo về xử lý ngôn ngữ tự nhiên và tiếng nói VLSP 2018 (Vietnamese Language and Speech Processing), phần mềm V-IONE được biết đến là một trong những phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản Tiếng Việt hàng đầu tại Việt Nam hiện nay.

Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE sở hữu nhiều tính năng và ưu điểm nổi bật như:

  • Nhận dạng giọng nói chính xác ở khoảng cách xa 2m lên tới 98%, từ 3-5m độ chính xác là 95%, phù hợp sử dụng trong những không gian rộng như lớp học, giảng đường
  • Hỗ trợ nhận dạng 7000 từ vựng tiếng Việt, cho đầu ra chính xác
  • Nhận dạng được giọng nói chính xác 3 miền Bắc – Trung – Nam
  • Có thể viết hoa khi nhắc đến tên riêng, chuyển sang số khi nhắc đến ngày, tháng, năm
  • Tìm kiếm, tra cứu nội dung, từ khóa nhanh chóng

Khi muốn chuyển file phỏng vấn sang văn bản, bạn có thể sử dụng tính năng tìm kiếm từ khóa trong bản ghi để không phải nghe toàn bộ nội dung, dễ dàng nắm được những nội dung chính của cuộc phỏng vấn.

Bằng cách này, bạn có thể nắm bắt mọi từ theo đúng nghĩa đen trong khi vẫn tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất của cuộc phỏng vấn.

Bạn có muốn tìm hiểu thêm về cách ghi chép bài phỏng vấn tốt với V-IONE không? Hãy liên hệ với V-IONE ngay hôm nay để biết thêm thông tin!