7 lời khuyên giúp cuộc họp hòa nhập hơn

5/5 - (7 bình chọn)

Văn hóa nơi làm việc đã phát triển trong những năm gần đây. Một trong những thay đổi đó là xây dựng các nền văn hóa hòa nhập hơn giúp nhân viên được công nhận và lắng nghe. Trong cuộc khảo sát xu hướng vốn con người toàn cầu năm 2020, 93% người tham gia đồng ý rằng cảm giác thân thuộc cũng góp phần vào hiệu suất tổng thể của tổ chức.

Có nhiều yếu tố khác nhau góp phần tạo ra văn hóa làm việc hòa nhập trong tổ chức, nhưng một yếu tố thường bị bỏ qua là cách các cuộc họp được lên kế hoạch và điều hành. Sau đây là bảy đề xuất mà bạn có thể thực hiện để làm cho các cuộc họp của mình trở nên bao quát hơn đối với những người tham gia cuộc họp.

  1. Cho người tham gia cơ hội chuẩn bị

Khi tham gia cuộc họp, có người hoàn toàn cảm thấy thoải mái khi tham gia, đóng góp vào cuộc họp, nhiều người thì cần thời gian để suy nghĩ thấu đáo những gì họ muốn nói. Nếu không cho họ thời gian chuẩn bị trước đó, họ có thể dành cả buổi họp để lo lắng về việc lên tiếng, thay vì chú ý đến thông tin được chia sẻ.

Bằng cách gửi cho tất cả những người tham gia cuộc họp một bản sao của chương trình họp trước 24-48 giờ, bạn hãy cho các thành viên trong nhóm chuẩn bị nội dung đang gặp khó khăn để đưa vào cuộc họp, để hiểu rõ hơn về tài liệu trước. Điều này sẽ giúp họ có nhiều khả năng đóng góp hơn khi cuộc họp đang diễn ra.

  1. Đảm bảo những người làm việc từ xa có cơ hội tham gia

Việc tổ chức một cuộc họp có sự phân chia giữa những người tham dự trực tiếp và những người làm việc từ xa có thể là một thách thức.

Trong nhiều trường hợp, những người làm việc từ xa được chiếu và trình bày trên một màn hình duy nhất ở phía trước phòng họp. Tình huống này có thể gây khó khăn cho việc tạo ra sự bình đẳng giữa hai phe. Những người làm việc từ xa có thể bị những người có mặt phớt lờ hoặc họ có thể gặp khó khăn khi xen vào các cuộc trò chuyện do các thành viên trong nhóm trực tiếp thực hiện.

Để khắc phục điều này, hãy đảm bảo những người lãnh đạo cuộc họp cố gắng hết sức để đảm bảo cân bằng giữa hai bên. Ví dụ, họ có thể dành thời gian để giải quyết cụ thể những người làm việc từ xa tại các điểm chính trong cuộc họp. Ngoài ra, họ có thể xem xét thực hiện các cuộc họp hoàn toàn từ xa cho tất cả nhân. Điều đó giúp tất cả những người tham dự ngang hàng với nhau.

  1. Sử dụng phụ đề chi tiết

Những người bị khiếm thính tạm thời và vĩnh viễn có thể gặp khó khăn khi tham gia các cuộc họp không có điều kiện thích hợp.

Để khắc phục điều này, hãy sử dụng các công cụ chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE, công cụ này tạo phụ đề chi tiết gần thời gian thực mà những người khiếm thính có thể sử dụng để theo dõi cuộc họp. Tất cả những gì bạn cần làm là kết nối tài khoản V-IONE với nền tảng hội nghị. Sau đó, công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên và AI của V-IONE sẽ tự động ghi lại mọi thứ được nói trong cuộc họp của bạn.

  1. Kiểm duyệt cuộc trò chuyện

Trong một cuộc họp, có những người tự nhiên hơn, mạnh mẽ hơn người khác. Nhưng điều này có thể tạo ra một số vấn đề. Một vài cá nhân chỉ huy cuộc thảo luận và không ai khác tham gia.

Tình trạng này có thể được giảm thiểu khi chỉ định một người điều hành có thể để cuộc họp được mở hơn. Chuyển từ người này sang người khác là một cách tuyệt vời để đảm bảo mọi người đều có tiếng nói và cơ hội được lắng nghe.

  1. Đưa ra lời cảm ơn

Không ai thích cảm giác như đang nói chuyện với một bức tường. Một số người sẽ lấy hết can đảm để lên tiếng trong một cuộc họp, nhưng sau khi họ đã đưa ra quan điểm của mình thì mọi người hoàn toàn phớt lờ điều đó. Điều này khiến họ ngại lên tiếng trong các cuộc họp sau dẫn đến bầu không khí ít hòa nhập hơn.

Để ngăn chặn điều này, hãy cố gắng đảm bảo rằng tất cả những người lên tiếng đều được lắng nghe. Điều này có thể đơn giản như nói, “cảm ơn vì đã chia sẻ điều đó.” Nếu bạn được chỉ định người điều hành cho cuộc họp, hãy đảm bảo người đó biết để ý những điểm hoặc quan điểm chưa được khắc phục.

  1. Đảm bảo trình bày chính xác trong cuộc họp

Khi quyết định mời ai tham gia phiên họp của bạn, có thể dễ dàng vô tình loại trừ những người không có chung quan điểm nhất định hoặc những người không có tiếng nói trong các cuộc họp. Tuy nhiên, khi làm điều đó, bạn đã hạn chế những ý tưởng được chia sẻ, cũng như cơ hội để các thành viên khác trong nhóm có tiếng nói lớn hơn trong công việc.

Trước khi lên lịch cuộc họp, hãy đảm bảo rằng bao gồm những người có quan điểm đa dạng để đưa ra và đại diện chính xác cho những người sẽ bị ảnh hưởng bởi công việc đang được thảo luận.

  1. Nhận phản hồi sau cuộc họp

Đối với tất cả mọi thứ trong cuộc sống, thay vì đánh giá cao bản thân vì không hoàn hảo, hãy tập xác định những sai lầm của bạn và thực hiện các bước cụ thể để tránh lặp lại chúng. Sau các cuộc họp của bạn, đặc biệt là bất kỳ cuộc họp nào bạn cảm thấy không suôn sẻ, hãy cố gắng thu hút phản hồi từ những người tham gia của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này bằng bất kỳ cách nào, từ gửi email đến nói chuyện riêng với mọi người đến gửi một cuộc khảo sát ẩn danh.

Tuy nhiên, khi nắm bắt được phản hồi, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ hành động theo phản hồi đó trong tương lai. Nếu các thành viên trong nhóm lo ngại rằng tiếng nói của họ không được lắng nghe và không có gì thay đổi, họ sẽ ít có khả năng đưa ra phản hồi hoặc tham gia đầy đủ trong tương lai.

Thúc đẩy văn hóa lực lượng lao động hòa nhập là một phần quan trọng để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm của bạn cảm thấy thoải mái, tự tin và có năng lực trong công việc. Bằng cách sử dụng các kỹ thuật và những kỹ năng, bạn sẽ mở ra được cuộc họp thân thiện với các thành viên trong nhóm tại nơi làm việc  và tự hào là một phần của họ.