Trong bối cảnh dịch bệnh diễn biến phức tạp, nhiều doanh nghiệp đang chuyển đổi sang mô hình làm việc từ xa để đảm bảo sức khỏe cho nhân viên và góp phần đẩy lùi dịch bệnh. Điều này đồng nghĩa với việc các cuộc họp cũng sang hình thức online. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp một số cách giúp cho quản lý tổ chức các cuộc họp online hiệu quả hơn.
1. Lập và thông báo trước kế hoạch cuộc họp
Bất kỳ cuộc họp nào cũng cần được lên trước nội dung chính để đạt được hiệu quả tốt nhất. Họp online cũng vậy. kế hoạch họp online càng cần được chuẩn bị tốt hơn. Trưởng phòng, nhóm trưởng hoặc người quản lý cần lên trước kế hoạch họp và thông báo với nhân viên. Tất cả mọi người đều cần chuẩn bị trước để cuộc họp diễn ra một cách hiệu quả nhất.
Kế hoạch của một cuộc họp online cần chú ý đến thời gian và công cụ họp phù hợp nhất.
Khoảng thời gian họp nên được lựa chọn trong giờ hành chính. Điều này để đảm bảo yếu tố làm việc tại nhà, cũng như không ảnh hưởng đến thời gian riêng tư của nhân viên. Với việc biến nhà riêng thành văn phòng, cuộc sống công sở của nhân viên bị đảo lộn không ít. Vậy nên, người quản lý cần bàn trước với nhân viên về những yếu tố này, cũng như yêu cầu nhân viên đảm bảo trách nhiệm với công việc.
Cuối cùng, các kế hoạch trên nên được thông báo đến nhân viên sớm để mọi người chuẩn bị.
2. Đảm bảo thiết bị hỗ trợ họp online
Công cụ hỗ trợ họp online cho dân văn phòng hiện này cũng rất đa dạng. Với một nhóm ít người, những cuộc họp khẩn cấp, nhanh chóng, mọi người có thể tận dụng luôn các app chat nhóm có sẵn như Zalo, Skype, Viber, thậm chí là Messenger nếu ổn. Đối với những cuộc họp lâu và quan trọng hơn, các team có thể lựa chọn các phần mềm, ứng dụng call video chuyên dụng hơn như GG Hangout, Zoom Meeting hoặc Slack, Microsoft Teams.
Việc lựa chọn công cụ nên hướng đến yếu tố phù hợp hơn là độ phủ sóng của ứng dụng. Một công cụ tối ưu là công cụ đáp ứng được nhu cầu sử dụng của tất cả nhân viên, dễ dàng sử dụng và hạn chế quá tải hay các lỗi kỹ thuật khác.
Phương tiện họp cũng cần được chuẩn bị tốt, về thiết bị, đường mạng,… Người quản lý cần phải chuẩn bị tốt hơn. Vì bạn thường là host của các cuộc họp online. Thiết bị của bạn cần đảm bảo để duy trì đường truyền của cuộc họp.
3. Đặt ra những quy định cơ bản khi bắt đầu cuộc họp
Họp online là sự tập hợp của nhiều không gian khác nhau. Khác với khi họp offline trong phòng họp riêng. Có rất nhiều yếu tố khác nhau tác động đến cuộc họp. Vậy nên, trước cuộc họp, các quy định cần được đặt ra để giảm thiểu những yếu tố khiến mọi người bị mất tập trung.
Một số quy định có thể đặt ra như quy định về việc bật cam, về không gian họp của mỗi nhân viên. Đó cần là không gian đủ yên tĩnh, hạn chế có sự có mặt của người khác. Khi có người nêu ý kiến, người khác nên tắt mic. Hoặc khi thấy trong nhà có tiếng ồn thì nên tắt mic để tránh ảnh hưởng mọi người. Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất cuộc họp, các yêu cầu khác về trang phục, số sách, tài liệu sẽ thay đổi tùy theo người quản lý. Nhìn chung, các quy định nên được lập ra từ đầu để đảm bảo sự nghiêm túc và hiệu quả của cuộc họp nói chung.
4. Tập trung vào những vấn đề chính
Như bất kỳ cuộc họp nào, họp online cũng có nội dung chính cần đạt được. Tuy nhiên, vì nhiều yếu tố khác nhau, đôi khi các câu chuyện, lời chào hỏi có thể khiến cuộc họp bị lạc đề, dài dòng. Người quản lý nên thận trọng theo dõi và kiểm soát vấn đề này. Khi cuộc họp đi chệch hướng, bạn cần điều chỉnh để cuộc họp tập trung đi đến mục tiêu chính. Khác với không khí họp tại văn phòng, họp online khiến mọi người khó khăn hơn trong việc truyền đạt thông tin. Khi các nội dung đi quá xa và mãi không thể giải quyết, điều này có thể khiến mọi người dần mệt mỏi. Mặt khác, vì các yếu tố khách quan, cuộc họp online được lên kế hoạch trong một khoảng thời gian nhất định. Khi cuộc họp không thể kết thúc đúng giờ, nó sẽ bị ảnh hưởng đến thời gian của nhiều người. Thậm chí, nếu phải tổ chức một cuộc họp bổ sung, điều này còn rắc rối hơn.
Vậy nên, hãy chỉ tập trung vào nội dung chính. Cố gắng hoàn thành nội dung đã đề ra là điều một người quản lý nên kiểm soát. Điều này vừa nhằm giảm những hạn chế của việc họp online, tăng hiệu quả công việc cũng như không khiến nhân viên mệt mỏi với việc làm online.
5. Đừng quên công việc của “thư ký cuộc họp”
Một cuộc họp thì không thể thiếu thư ký ghi lại nội dung. Họp online tất nhiên cũng cần có. Bên cạnh đó, người quản lý, host của cuộc họp cũng nên ghi lại (record) lại video cuộc họp. Điều này nhằm đảm bảo các nội dung được lưu lại để thảo luận khi cần. Ngoài ra, sử dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản có thể giúp công việc của thư ký cuộc họp tiết kiệm thời gian hơn, thu thập thông tin chính xác, đầy đủ, hỗ trợ phổ biến quyết định sau mỗi cuộc họp nhanh chóng hơn.
Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE là sản phẩm “Make in Vietnam” giúp chuyển đổi giọng nói Tiếng Việt trong các cuộc họp thành văn bản tức thì với độ chính xác lên đến 98%.
V-IONE ứng dụng và nâng cấp từ những tính năng ưu việt của công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản như: chuyển trực tiếp giọng nói thành văn bản; xử lý chuyển sang số khi nói đến ngày, tháng, năm; xử lý chữ viết hoa đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố; phân đoạn văn bản theo giọng người nói (mỗi người một đoạn); kiểm tra, đối chiếu nội dung nhanh chóng;…
Mặc dù là phương án ứng biến kịp thời trong tình trạng dịch bệnh hoành hành, họp online cũng hỗ trợ công việc rất nhiều. Đây cũng là một cách làm việc hiệu quả và mới lạ, giúp đỡ cải thiện nhiều khía cạnh khác nhau trong công việc công sở. Nếu tiến hành thuận lợi, các công ty, văn phòng cũng nên triển khai cách họp này nhiều hơn cho các trường hợp quản lý nhân viên ở xa.
