Các cuộc họp hội đồng quản trị là những sự kiện quan trọng có thể giúp những người ra quyết định hiểu được vị trí của công ty họ, cũng như định hình cách công ty sẽ phát triển trong tương lai. Các cuộc họp thường mỗi quý một lần hoặc ít hơn sẽ diễn ra. Chính vì vậy, tất cả những người tham gia phải chuẩn bị kỹ lưỡng để có thể tận dụng tối đa từng cơ hội.
Do đó, để cuộc họp diễn ra được hiệu quả nhất, cần thiết lập một chương trình họp hội đồng quản trị rõ ràng, ngắn gọn và kỹ lưỡng để đảm bảo mọi người luôn đi đúng hướng và tất cả các điểm quan trọng đều được thảo luận.
Bài viết dưới đây tổng hợp cách viết một chương trình họp hội đồng quản trị hiệu quả để bạn có thể trao quyền cho các thành viên hội đồng quản trị cộng tác một cách dễ dàng.
Bước 1: Bắt đầu với những điều cần thiết
Mặc dù cấu trúc của cuộc họp hội đồng quản trị có thể khác nhau giữa các công ty – thậm chí cuộc họp này sang cuộc họp khác nhưng có một số thủ tục thường được tuân thủ trong tất cả các cuộc họp hội đồng quản trị.
Thông thường, chúng bao gồm:
- Điểm danh: Ghi chú những người đang tham dự
- Phê duyệt các Biên bản trước: Phê duyệt chính thức các biên bản từ cuộc họp cuối cùng.
- Phê duyệt chương trình làm việc: Chính thức phê duyệt và đồng ý tiếp tục với chương trình cho cuộc họp hiện tại
- Điều chỉnh: Kết thúc chính thức của cuộc họp
Chuẩn bị những điều trên trước cuộc họp sẽ giúp chúng ta có đầy đủ thông tin và nội dung trước khi bắt đầu cuộc họp quan trọng.
Bước 2: Lập danh sách tất cả mọi thứ mà hội đồng quản trị cần đề cập
Khi bạn đã hoàn thành những nội dung, bạn có thể bắt đầu điền vào phần giữa của chương trình làm việc – phần thực sự của cuộc họp. Liệt kê tất cả mọi thứ mà hội đồng quản trị có thể muốn xem xét, không theo thứ tự cụ thể. Bạn có thể ghi lại mọi thứ trên giấy.
Các chủ đề phổ biến được thảo luận trong các cuộc họp hội đồng quản trị bao gồm:
- Hiệu suất của công ty
- Những thách thức mà tổ chức phải đối mặt
- Các cơ hội
- Kế hoạch cho tương lai
Trong những cuộc họp quan trọng này, có thể có nhiều chủ đề cụ thể hơn cần được thảo luận chi tiết hơn. Những chủ đề này là tùy thuộc vào quyết định của hội đồng quản trị và có thể được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của tổ chức của bạn.
Ví dụ: thay vì có “Hiệu suất của Công ty” trong chương trình làm việc của bạn, hội đồng quản trị cũng có thể muốn xem xét các báo cáo của nhân viên hoặc các chỉ số hiệu suất chính (KPI). Tương tự, thay vì ghi chú “Kế hoạch tương lai”, bạn có thể chọn trau dồi một số kế hoạch cụ thể….v.v.
Bước 3: Sắp xếp các hạng mục cuộc họp theo thứ tự
Bước này có thể là một trong những phần khó khăn nhất của quá trình lập kế hoạch cuộc họp. Mặc dù có vẻ như cấu trúc không quan trọng miễn là bạn vượt qua tất cả các điểm cuối cùng, nhưng điều quan trọng cần nhớ là các thành viên hội đồng quản trị là những người – họ có giới hạn thời gian chú ý và phong cách học tập khác nhau giống như những người khác. Đồng thời, các mục họp riêng lẻ có thể cần nhiều hơn hoặc ít thời gian hơn để hoàn thành.
Do đó, bạn cần cân nhắc làm thế nào để bao quát tất cả các hạng mục cuộc họp để có tác dụng và hiệu quả tối đa. Một cách bạn có thể thực hiện là nhóm tất cả các mục của bạn thành hai loại: thảo luận và quyết định.
Các mục thảo luận sẽ bao gồm bất kỳ điều gì, chẳng hạn như báo cáo của nhân viên về hiệu suất hiện tại, bản trình bày và các chỉ số hiệu suất chính. Các mục quyết định sẽ bao gồm các vấn đề mà hội đồng quản trị sẽ biểu quyết trong cuộc họp, chẳng hạn như phê duyệt các sáng kiến mới.
Bạn có thể chia cuộc họp thành bốn phần chính:
- Khai mạc trọng thể
- Quyết định
- Thảo luận
- Các thủ tục kết thúc
- Thủ tục khai mạc và kết thúc sẽ luôn đến trước và sau cùng, vì vậy bạn chỉ cần tìm ra cách sắp xếp hai thủ tục ở giữa.
Nói chung, lợi thế của việc đưa ra các quyết định từ trước là chúng sẽ được trình bày khi mọi người đều mới và có toàn quyền quyết định của họ.
Cuối cùng, cũng có thể xen kẽ giữa các mục thảo luận và quyết định. Hãy xem xét tùy chọn này nếu bạn có sự kết hợp giữa các quyết định nhanh chóng cần đưa ra, các mục cần thảo luận dài hơn và các quyết định sẽ là kết quả của các cuộc thảo luận trong cuộc họp.
Bước 4: Gửi phê duyệt
Chương trình sẽ không được chính thức phê duyệt cho đến khi cuộc họp diễn ra, nhưng việc xem xét trước sẽ giúp đảm bảo chương trình sẽ sẵn sàng được phê duyệt khi cuộc họp diễn ra.
Làm theo các bước trên sẽ giúp bạn tạo ra một chương trình họp hội đồng quản trị vững chắc để cho phép một phiên họp hiệu quả. Để nâng cao hơn nữa hiệu quả khi cuộc họp diễn ra, hãy sử dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE để hỗ trợ tối đa bạn trong các cuộc họp.
Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE là sản phẩm “Make in Vietnam” giúp chuyển đổi giọng nói Tiếng Việt trong các cuộc họp thành văn bản tức thì với độ chính xác lên đến 98%.
V-IONE ứng dụng và nâng cấp từ những tính năng ưu việt của công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản như: chuyển trực tiếp giọng nói thành văn bản; xử lý chuyển sang số khi nói đến ngày, tháng, năm; xử lý chữ viết hoa đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố; phân đoạn văn bản theo giọng người nói (mỗi người một đoạn); kiểm tra, đối chiếu nội dung nhanh chóng;…
Hãy dùng thử V-IONE trong cuộc họp hội đồng quản trị tiếp theo của bạn để xem những tác dụng này trong thực tế.
