Khi bước vào cuộc họp quan trọng, thư ký có nhiệm vụ chính là ghi chép lại toàn bộ nội dung cuộc họp một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất. Để vừa ghi vừa hiểu được hết nội dung cuộc họp thì cần có kỹ năng viết tốc ký. Vậy tốc ký là gì, viết tốc ký như thế nào? Hãy cùng V-IONE tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn gần như phải trang bị cho mình đầy đủ kỹ năng làm việc. Những yếu tố cơ bản mà một thư ký cần có như: tự tin trong công việc, sử dụng máy tính tốt và ghi chép tốc ký nhanh. Tuy nhiên, tốc ký đôi khi trở thành rào cản khi không thể ghi chép kịp nội dung cuộc họp, ban hành công văn đúng deadline. Vậy làm thế nào để tốc ký nhanh, theo dõi bài viết dưới đây nhé.
Tốc ký là gì?
Tốc ký là ghi chép lại thông tin một cách nhanh chóng và kịp thời. Rèn luyện tốc ký là rèn luyện các kỹ năng ghi vắn tắt các ký tự nhằm tăng tốc độ viết. Tốc ký sẽ giúp nắm bắt đầy đủ nội dung và tiếp thu kiến thức dễ dàng.
hay ghi nhanh, ghi tắt là việc thực hành ghi chép thông tin một cách nhanh chóng nhất thông qua việc ghi vắn tắt các ký tự với những phương pháp tăng tốc độ viết. Tốc ký sẽ giúp tiếp thu kiến thức dễ dàng hơn từ những bài giảng hay phát biểu quá dài dòng
Phương pháp viết tốc ký
Tốc ký giúp bạn tiết kiệm được thời gian ghi chép và tối ưu thời gian làm việc. Vậy làm sao để vừa hiểu được nội dung mà vẫn ghi chép được đầy đủ thông tin. Đó chính là nhờ vào kỹ năng tốc ký của nhân viên.
Viết tắt
Đã viết nhanh thì không thể không viết tắt. Đôi khi bạn chỉ cần viết chữ cái đầu và chữ cái cuối để viết tắt cho các từ đơn giản, thông dụng. Ngoài ra, bạn có thể dùng những ký hiệu đặc trưng do mình tự đặt ra để viết tắt khi cần tốc ký.
Sử dụng các từ tiếng anh
Tiếng Anh đã và đang thông dụng với chúng ta. Có rất nhiều từ tiếng Anh được thay thế cho từ tiếng Việt hàng ngày. Một từ tiếng Việt dài nhưng khi chuyển sang tiếng Anh thì chúng lại rất ngắn, vì thế có thể sử dụng tiếng Anh trong các bản tốc ký.
Ghi lại các thông tin chính
Khi tốc ký, bạn không cần phải ghi chép toàn bộ lời trong cuộc họp mà cần nắm những thông tin chính trong câu nói để không bị sót thông tin. Vì thế, ghi lại các thông tin chính bằng các gạch đầu dòng.
Dùng máy ghi âm
Dùng máy ghi âm là một trong những công cụ phổ biến mà không nên bỏ qua. Máy ghi âm sẽ ghi lại toàn bộ cuộc họp mà bạn có thể nghe lại. Phương pháp này không cần tốc ký nhanh nhưng sẽ tốn thời gian nghe lại để soạn báo cáo.
Không nên ghi quá cẩu thả
Tốc ký yêu cầu tốc độ vì vậy không thể nắn nót từng chữ. Vì vậy, chữ viết khi tốc ký sẽ không được đẹp. Tuy nhiên, khi ghi tốc ký hãy cố gắng ghi rõ ràng để có thể nhìn lại mình đã viết gì.
Trên đây là những kỹ năng cơ bản của việc viết tốc ký. Tuy nhiên, nếu vẫn không tự tin ghi chép lại thì có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ.
V-IONE phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản chuyên nghiệp – Bí mật tốc ký thời 4.0
V-IONE là phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản “make in Vietnam” đạt giải Nhất nhân tài Đất Việt 2019. V-IONE có thể nhận dạng 7000 từ vựng Tiếng Việt và chính xác lên đến 98%.
V-IONE có những tính năng ưu việt như: chuyển đổi trực tiếp giọng nói thành văn bản nhanh gấp 10 lần thời gian thông thường; tự động chuyển đổi sang số khi nói đến ngày, tháng, năm, tự động viết hoa khi nói đến đơn vị hành chính và phân đoạn văn bản theo giọng người nói.
Ngoài ra, phần mềm còn có một số tính năng nổi bật như: nhận dạng chính xác giọng nói ở khoảng cách xa, môi trường nhiều; nhận dạng giọng nói 3 miền Bắc, Trung, Nam; tính bảo mật cao. Nhờ đó giúp thư ký, phóng viên có ngay văn bản sau cuộc họp hay phỏng vấn mà không lo lắng về thời gian.
Với sự chuyển đổi nhanh chóng của phần mềm, V-IONE là cánh tay đắc lực hỗ trợ cho thư ký, phóng viên, nhà báo. Phần mềm cũng giúp bạn hạn chế rủi ro sai lệch thông tin nhờ tính năng đồng nhất và chỉnh sửa trực tiếp ngay trên phần mềm.
Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản đang ngày càng khẳng định được vai trò của mình trong hỗ trợ công việc cho mọi người.
Đăng ký ngay để sử dụng miễn phí Phần mềm chuyển giọng nói thành văn bản V-IONE: https://vione.ai/
