Bí kíp cải thiện kỹ năng tốc ký dành cho thư ký văn phòng

Để làm việc hiệu quả mỗi thư kí văn phòng cần phải trang bị cho mình rất nhiều kỹ năng khi làm việc. Điển hình như là sử dụng tốt máy tính với các chương trình soạn thảo, năng động, tự tin trong công việc và đặc biệt là biết lắng nghe để giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Khi nhìn vào những thư ký điều chúng ta cảm thấy ấn tượng đầu tiên ở họ chính là sự nhanh nhẹn, nhạy bén ứng xử công việc trong mọi hoàn cảnh. Khi bước vào một cuộc họp quan trọng nhiệm vụ chính của một thư ký là viết lại toàn bộ nội dung cuộc họp. Vậy bạn nghĩ mình có thể viết hoặc đánh máy từng chữ mà vẫn có thể theo kịp tiến trình của cuộc họp không? Câu trả lời là rất khó để thực hiện việc này. Vậy làm sao có thể vừa hiểu được hết nội dung buổi họp và có thể ghi chép lại đầy đủ thông tin? Đó chính là nhờ vào kỹ năng tốc ký. Kỹ năng tốc ký là gì?

Tốc ký là khả năng ghi nhanh, ghi vắn tắt một phát biểu hay một bài giảng dài dòng theo những quy định chung hoặc riêng của chính bản thân mình đề ra để tăng tốc độ viết cũng như hiểu được điều mọi người đang nói. Khi đã trở thành một nhân viên văn phòng bạn không thể để người khác chờ mình trong việc ghi chép  vì thế việc viết tốc ký là yếu tố quan trọng để tạo nên thành công trong công việc. Tốc ký không chỉ là viết nhanh mà còn có ở khả năng đánh máy nhanh ,chúng không hề khó để thực hiện vì gần như ai cũng đã từng viết tốc ký khi còn là học sinh, sinh viên và chúng ta chỉ cần luyện tập thêm một số kỹ năng tốc ký dành cho một thư ký cuộc họp. Làm sao để cải thiện kỹ năng tốc ký ?

Viết tắt

Đã là viết nhanh thì không thể loại trừ việc viết tắt. Bạn có thể chỉ cần dùng chữ cái đầu và cuối để tạo hoặc một chữ cái đầu và dấu của chúng là đã có thể tạo thành một từ nhanh chóng. Ngoài ra một số bạn còn hay dùng những ký hiệu đặc trưng do mình tự đặt ra vì khi viết nhiều, viết nhanh thì theo quán tính bạn chỉ kịp vẽ sơ hình ứng với nghĩa của từ đó, lâu dần nó sẽ trở thành một thói quen.

Nắm các thông tin chính

Bạn không cần phải ghi chép toàn bộ lời nói của mọi người mà nên nắm những thông tin chính trong câu nói để việc lắng nghe không bị gián đoạn.

Chừa chỗ trống nếu không viết kịp

Dù có nhanh đến mấy đôi khi chúng ta vẫn không thể thoát khỏi thiếu sót, vậy nên nếu khi bạn viết không kịp mà đó lại là thông tin quan trọng thì càng không nên bỏ qua nó hãy tạo cho mình thói quen gạch nhanh một đường và chừa chỗ trống tại đó để sau khi đọc lại bạn vẫn phát hiện được mình thiếu điều gì.

Không nên ghi quá cẩu thả

Nhược điểm của việc viết tốc ký là bạn không thể nắn nót từng chữ một và vì thế chữ viết của bạn cũng không được đẹp khi viết nhanh. Nhưng các bạn không nên quá cẩu thả vì khi nhìn lại có thể bạn còn không thể đọc ra chữ của chính mình.

Đánh máy bằng 10 ngón

Khi bắt đầu dùng máy tính chúng ta thường chỉ dùng 2 hoặc 3 ngón tay để đánh từng phím tuy nhiên nếu bạn đã trở thành một thư ký việc đánh máy như thế là thiếu chuyên nghiệp và khiến bạn trở nên chậm chạp hơn. Để tăng tốc độ đánh máy bạn nên biết cách sử dụng cả 10 ngón tay để đánh máy và việc học chúng không khó khi từ lâu trên mạng đã có rất nhiều những trang web dạy kỹ năng này. Bảng gõ tắt tiếng việt có ở cả bảng gõ Unikey và Vietkey và việc sử dụng chúng không những đơn giản mà còn đem lại hiệu quả bất ngờ. Bạn chỉ cần gõ chữ viết tắt máy tính sẽ tự động cho ra từ đầy đủ bạn cần. Bảng gõ có thể nhớ rất nhiều từ đủ cho bạn sử dụng thoải mái.

Gõ chữ không nhìn bàn phím

Việc gõ chữ không nhìn bàn phím đòi hỏi kỹ năng cao hơn khi bạn vừa phải thành thạo kỹ năng đánh máy bằng 10 ngón vừa phải luyện tập không nhìn bàn phím khi đang soạn thảo. Và để làm được điều này bạn có thể tìm hiểu cách gõ touch typing rồi luyện tập.

Giữ gìn bàn phím sạch sẽ

Điều này rất cần thiết để đánh nhanh trên máy tính, nếu bạn không thường xuyên giữ vệ sinh máy tính bụi bẩn sẽ đóng lại ở các khe bàn phím khiến bạn phải dừng việc đánh lại để sửa chữa lỗi.

Sử dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản

Trong thời đại công nghệ 4.0, với tần suất và cường độ chóng mặt của các cuộc họp lớn nhỏ, kĩ năng tốc ký chưa phải là giải pháp hỗ trợ tối đa cho công việc của các thư ký. Đối với các phiên họp kéo dài và liên tục việc đánh máy sai là điều không thể tránh khỏi. Tốc độ đánh máy chẳng thể theo kịp tốc độ của người nói. Dùng máy ghi âm thì lại mất hàng giờ sau đó ngồi nghe lại.

Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE là sản phẩm “Make in Vietnam” giúp chuyển đổi giọng nói Tiếng Việt trong các cuộc họp thành văn bản tức thì với độ chính xác lên đến 98%. V-IONE ứng dụng và nâng cấp từ những tính năng ưu việt của công nghệ chuyển đổi giọng nói thành văn bản như: chuyển trực tiếp giọng nói thành văn bản; xử lý chuyển sang số khi nói đến ngày, tháng, năm; xử lý chữ viết hoa đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố; phân đoạn văn bản theo giọng người nói (mỗi người một đoạn); kiểm tra, đối chiếu nội dung nhanh chóng;… Mặc dù tốc ký là một kỹ năng tồn tại từ rất lâu và được nhiều thư ký sử dụng để tối ưu công việc ghi chép thông tin trong các cuộc họp, các công cụ hỗ trợ thông minh như phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE mới là giải pháp tối ưu, nhanh chóng và hiệu quá giúp xóa tan nỗi ác mộng mang tên biên bản họp.