Trong 2 năm trở lại đây, các cuộc họp trực tuyến dần trở nên phổ biến. Cùng với sự thay đổi này, chúng ta cũng quen dần với các cuộc họp online qua màn hình thay vì gặp trực tiếp như trước đây. Tuy nhiên, không phải ai cũng thành thạo công nghệ để có thể tham gia các cuộc họp trơn tru. Có những chuyên gia trẻ tuổi cũng gặp phải một số sai sót. Chính vì vậy, để không gặp những lỗi nhỏ khi họp online, bài viết dưới đây đã được tổng hợp danh sách các lỗi khi họp trực tuyến mà bạn có thể không biết mình đang mắc phải.
Họp trực tuyến ngày càng trở nên phổ biển
Không kiểm tra camera trước khi chia sẻ
Trước khi tham gia cuộc họp, hãy kiểm tra camera để đảm bảo hình ảnh được chia sẻ trong cuộc họp với đồng nghiệp. Làm như vậy vừa tôn trọng đồng nghiệp, vừa kịp thời chỉnh sửa nếu có sơ suất.
Ví dụ bạn cho con mình sử dụng tài khoản của mình để gặp gỡ bạn bè của chúng hoặc học online và chúng đã thay đổi tên người tham gia hiển thị trong cuộc họp. Khi bạn sử dụng cùng tài khoản Zoom đó vào ngày hôm sau cho cuộc họp, nếu không kịp thời đổi tên thì đồng nghiệp sẽ không thể biết bạn đã xuất hiện trong cuộc họp hay chưa. Và đặc biệt, nếu họp với đối tác, thật khó để họ gọi tên bạn.
Không sử dụng nút tắt tiếng đúng cách
Rất có thể, bạn biết mình nên giữ im lặng khi không phát biểu trong hầu hết các cuộc họp. Nhưng trong một số trường hợp, tự tắt tiếng thực sự có thể là một hành động sai lầm.
Thế nhưng, trong những cuộc họp ít người, việc tắt tiếng khiến cuộc họp trở nên nhạt nhẽo. Những câu nói nhỏ như “đúng”, “sai” và thậm chí là những tiếng cười ngắn gọn giúp tăng thêm sự kết nối giữa con người với không gian. Trong các cuộc họp lớn, những âm thanh tương tự đó có thể gây mất tập trung, nhưng đối với một nhóm nhỏ, chúng có thể gây tác dụng ngược.
Ăn uống ngay trong cuộc họp online
Việc mang theo ly nước hoặc cà phê khi tham gia họp online là hoàn toàn bình thường. Thế nhưng, nếu ăn uống ngay trong cuộc họp video sẽ làm ảnh hưởng đến cuộc họp bởi tiếng ồn ăn uống.
Chắc chắn, bạn có thể tự tắt tiếng khi đang nhai, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu ai đó hỏi bạn một câu hỏi ngay khi bạn đang cắn một miếng?
Tóm lại: không nên ăn trong các cuộc họp. Nếu thực sự cần thiết, ít nhất hãy tắt video của bạn và chọn một thời điểm mà bạn chắc chắn rằng bạn sẽ không cần phải đóng góp bất cứ điều gì trong khoảng thời gian đó.
Sử dụng hình nền không thích hợp hoặc gây mất tập trung
Hình nền trên phần mềm cuộc gọi điện video phục vụ hai mục đích: tạo ra giao diện đẹp hơn hoặc chuyên nghiệp hơn khi thực hiện cuộc gọi và ẩn không gian sống của bạn nếu nó lộn xộn (hoặc nếu bạn không muốn ai khác nhìn thấy nó vì một số lý do khác ).
Nhìn chung, không có gì sai khi sử dụng hình nền, ngay cả trong cuộc họp. Tuy nhiên, hãy sử dụng hình nền phù hợp để không gây mất tập trung trong cuộc họp.
Bị phân tâm bởi các nhiệm vụ khác
Đừng chắc chắn rằng không ai thấy bạn đang làm việc khác trong cuộc họp. Thường khá dễ dàng để biết khi nào ai đó đang làm việc khác dựa trên ánh mắt chuyển hướng của họ và những thay đổi về ánh sáng trên khuôn mặt khi họ hoán đổi các tab. Ngoài ra, nếu bạn đeo kính, đồng nghiệp của bạn thậm chí có thể nhìn thấy những gì bạn đang làm trong hình phản chiếu. Chính vì vậy, hãy chú tâm vào cuộc họp để đồng nghiệp nhận được sự tôn trọng từ bạn.
Khi tham gia họp Online nên chú tâm vào cuộc họp thay vì làm việc khác
Không xóa màn hình của bạn trước khi chia sẻ màn hình
Giống như việc bạn dọn dẹp không gian sống của mình trước khi gọi điện, hãy đảm bảo rằng bạn cũng dọn dẹp không gian kỹ thuật số của mình.
Chẳng hạn như một tab mở trên Facebook hoặc Instagram, nhưng chúng vẫn có thể gây ấn tượng không chuyên nghiệp. Để tránh điều này, hãy đóng tất cả các cửa sổ không cần thiết nếu có khả năng bạn sẽ chia sẻ màn hình của mình.
Không ghi chú
Bạn đã bao giờ đăng xuất khỏi một cuộc họp trực tuyến và nhận ra rằng bạn không thể nhớ những gì đã được nói hoặc những mục hành động đã được thống nhất?
Tham gia các cuộc họp trực tuyến không phải lúc nào cũng có ý thức trang trọng giống như tụ tập trực tiếp quanh bàn hội nghị. Vì vậy, nên ghi lại (record) lại video cuộc họp. Điều này nhằm đảm bảo các nội dung được lưu lại để thảo luận khi cần. Ngoài ra, sử dụng phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian hơn, thu thập thông tin chính xác, đầy đủ, hỗ trợ phổ biến quyết định sau mỗi cuộc họp nhanh chóng hơn.
V-IONE phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản chính xác đến 98%
Phần mềm chuyển đổi giọng nói thành văn bản V-IONE là sản phẩm “Made in Vietnam” giúp chuyển đổi giọng nói Tiếng Việt trong các cuộc họp thành văn bản tức thì với độ chính xác lên đến 98%.
V-IONE có nhiều tính năng ưu việt như: chuyển trực tiếp giọng nói thành văn bản; xử lý chuyển sang số khi nói đến ngày, tháng, năm; xử lý chữ viết hoa đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh, thành phố; phân đoạn văn bản theo giọng người nói (mỗi người một đoạn); kiểm tra, đối chiếu nội dung nhanh chóng; bảo mật thông tin cao…
Hãy đăng ký và dùng thử miễn phí V-IONE ngay hôm nay.
